Você não sabe usar o Gmail

Responda rápido: quantas mensagens existem na sua inbox do Gmail nesse momento? Mais de cem? Mais de mil?

É amigo, sinto lhe informar, mas você não sabe usar o Gmail. Mas não fique assim, você não é o único. Na verdade você faz parte da maioria.

Quando o Gmail foi lançado, o motto dele era “search, don’t sort!” – busque, não organize. Isso em princípio é bem legal e até funciona por algum tempo, mas não leva em conta um detalhe muito importante relativo a nós, seres humanos:

Nós nem sempre sabemos o que estamos procurando.

O resultado é que grande parte dos usuários navegam meio a cego numa inbox enorme, cheia de labels coloridos, onde é difícil achar uma informação com uma simples olhada. Muitas vezes você sabe mais ou menos o que quer achar – talvez uma conversa que você teve no mês passado com um amigo seu que mandou um link suuuuper legal para um vídeo de uma moto… ou seria um carro? LOLcats? Será que foi mesmo no mês passado? Tudo isso dificulta uma busca exata: você pode ou não encontrar o que quer – ou talvez alguma coisa parecida – no meio de uma página com mais 50 outros emails vagamente relacionados.

Isso sem falar que um inbox lotada causa ansiedade, pelo menos em mim. Ter 235 emails não lidos em uma semana (ou um dia se você assina muitas listas) é de arrancar os cabelos.

O bom é que o próprio Gmail tem soluções para todos esses problemas, e nem é difícil colocá-las em prática. Quase tudo se baseia em filtros e arquivamento. Algumas funções avançadas só estão disnponíveis ativando os recursos do Gmail Labs (acho que agora tem em português também, mas eu prefiro meu Gmail em inglês).

O que vou descrever aqui é o meu jeito de lidar com um fluxo diário de mais de 400 emails (ééé, amigo… e eu conheço gente pior). Isso inclui emails pessoais, listas e emails de confirmação/notificação. Eu nem sabia, mas meu método é bem parecido com o Inbox Zero, com a diferença que eu não fui esperto o bastante para sair por aí dando palestras e recebendo por isso. Monetização aparentemente não é o meu forte. :-P

Arquive os seus emails

A caixa de entrada é feita para os emails que estão entrando – e só. Se você já leu/respondeu o email, arquive ou apague. Se você for arquivar, considere colocar um label relacionado ao assunto para facilitar futuras buscas.

As únicas exceções para essa regra são mensagens que exigem alguma ação sua – tarefas de trabalho, pesquisas no google para responder e por aí vai. Quando tiver terminado de resolver o assunto relacionado ao email, arquive ou apague. Curto e grosso. Essa é a lei.

Caso você ache que vai demorar mais que alguns minutos para realizar as tarefas relacionadas aos emails, priorize de alguma forma. Eu gosto de usar o Lab Superstars, que dá um bom feedback visual.

Na prática isso transforma a sua Inbox numa to-do list, e você em um nerd eficiente. :-)

Use filtros

Se você assina muitas listas de discussão, filtros são fundamentais. Isso vale especialmente para listas com alto volume de mensagens.

No momento eu estou em mais de uma lista com tráfego superior a 100 mensagens por dia. Se tudo isso parasse na minha caixa postal, pode ter certeza que eu não conseguiria prestar atenção em nem um décimo delas – independente de estar usando labels ou não.

A melhor técnica para filtrar listas é pegar qualquer email que faça parte de uma delas e usar a opção Filter messages like this.

Isso vai te levar para o painel de configuração de filtro já com uma busca relativa a um cabeçalho especial que só existe em listas de discussão.

Escolha as opções Skip inbox e Apply the label.

Isso faz com que as mensagens sejam arquivadas imediatamente e sejam classificadas de acordo. Faça isso para todas as listas que você costuma assinar. No final, sua inbox vai servir apenas para emails pessoais e as listas ficarão separadas para quando você puder lê-las.

- Mas Fabio, assim eu vou acabar perdendo alguma coisa!

Claro que não, todas as mensagens continuam no seu Gmail! Mas eu sei onde você quer chegar. Sua peocupação real é perder algum assunto em que alguém está falando com você, certo? Sem problemas! Existe um jeito de resolver isso com um filtro ninja.

Pouca gente sabe, mas é possível juntar várias buscas diferentes no mesmo campo em um único filtro. Para fazer isso, basta separar as diversas possibilidades com uma barra vertical (“|”, aquela coisa que normalmente fica na mesma tecla do “\”). Este sinal significa ou, então se eu quisesse buscar por bananas ou maçãs no Gmail, faria uma busca assim:

bananas|maçãs

Vamos aplicar isso ao nosso problema. Para pegar emails enviados para qualquer lista, a busca no campo To: ficaria assim:

@googlegroups|@yahoogroups|@yahoogrupos

Desse jeito é possível procurar por mensagens que vão para listas no Google (lista@googlegroups.com) ou yahoo (lista@yahoogroups.com / @yahoogrupos.com.br). Se você assina alguma lista em outro tipo de servidor, basta incluir uma parte do endereço da lista do mesmo jeito.

@googlegroups|@yahoogroups|@yahoogrupos|lista@site.com

No mesmo filtro, inclua uma busca pelo seu nome, nick e qualquer outra coisa que você não queira perder no corpo do email. O resultado final fica mais ou menos assim:

No passo seguinte você pode fazer duas coisas para destacar o email: adicionar uma estrela ou um segundo label. Eu faço os dois: o email ganha uma estrela e o label “Atenção”.

Quando você clicar no label da lista que assina, todos os emails que têm o seu nome no corpo – ou seja, todos aqueles onde alguém está conversando com você – vão estar estrelados e marcados com Atenção. Não tem como não achar, especialmente se você deixar o label vermelho.

Estas técnicas também servem para lidar com emails de confirmação enviados por lojas, redes sociais e coisas do tipo. Eu tenho dois labels para isso: Lixo de confirmação – que é auto-explicativo – e Social Networks, para convites e notificações de Twitter, Facebook, Last.fm, YouTube e todas as grandes novidades web 2.0 da semana que ninguém vai lembrar no mês que vem.

Reorganize o layout do Gmail

Essa parte é opcional, mas me ajuda bastante a navegar no Gmail. Um dos recursos mais legais do Gmail Labs é poder rearranjar os elementos da interface. Para vocês terem uma idéia melhor do que estou falando, o meu Gmail tem essa cara:

Como tenho muitos labels, deixo eles do lado direito (Labs: Navbar drag and drop e Right side labels). Todos os computadores que uso têm telas widescreen, então o espaço para as mensagens é grande o bastante no meio (sem falar que eu acho mais confortável ler textos em colunas mais estreitas, mas isso é gosto pessoal).

Logo abaixo da Inbox principal está uma segunda (cortesia do lab Multiple Inboxes) que faz uma busca por label:Atenção is:unread. Desse jeito eu sou alertado sempre que surge uma mensagem nova em uma conversação da qual eu participo.

Outras frescuras úteis do Gmail Labs

Para ler mensagens com mais conforto, é legal habilitar os visualizadores do Youtube, Flickr e Picasa.

Outro lab muito útil é o Quick Links, que deixa você colocar links rápidos (dã) para qualquer ponto do seu Gmail.

Eu criei um quick link para a busca is:unread, que mostra todas as mensagens não lidas em todos os labels.

Fecho a tampa com um último lab, o Go to label. Ele adiciona o atalho de teclado “gl”, que abre uma janelinha onde você digita o nome do label ou quicklink para onde você quer ir. Assim, sempre que eu quiser ver todas as mensagens não lidas (por exemplo), basta escrever “glunr” e apertar Enter. Mais prático impossível.

…Profit!

O resultado final disso tudo é uma inbox principal que contém apenas mensagens pessoais e uma segunda inbox que me alerta quando alguém está falando comigo em alguma lista. As duas somadas nunca têm mais de 10 ítens, e isso é o bastante para me manter atualizado. Os labels eu visito quando tenho algum tempo livre.

O Gmail não é apenas um webmail, é o melhor e mais completo programa de email de todos os tempos até agora. Não existe nada que chegue perto do que é possível fazer com ele. O melhor de tudo é que se você não gostar dos métodos apresentados aqui, pode simplesmente inventar o seu combinando algumas das 23479324 features disponíveis (e os números crescem a cada dia).

O único senão é que os adicionais do Gmail Labs em geral ficam disponíveis primeiro na versão em inglês. Mas também, convenhamos, você não tem como aproveitar nem 10% do que a internet oferece sem inglês. Get off your ass e vai fazer um curso, vagabundo. ;-)